Tips voor een ontspannen vakantie

De temperatuur loopt op en het vakantiegevoel groeit. Voor veel ondernemers breekt een rustige periode aan. Een periode waarin je eindelijk eens zaken kunt oppakken die te lang zijn blijven liggen, plannen kunt uitwerken en toeleeft naar die twee weken waarin ook jij met vakantie gaat. Wanneer je collega of personeel taken van je kan overnemen, kun je veelal met een gerust hart op vakantie. Maar wat als je dat niet hebt?

Hierbij een paar simpele tips om je vakantie dan toch zo ontspannen mogelijk te laten verlopen:

Begin tijdig met een aankondiging van je vakantie

Je kunt bijvoorbeeld in je e-mailhandtekening een stukje tekst opnemen, zodat je relaties vooraf al op de hoogte zijn. Ook kun je een week of twee voor je vakantie een mailing verzenden aan je (belangrijkste) klanten.
Eén tip wil ik je wel meegeven: reserveer een afwerkdag én een bijwerkdag in de aankondiging van je vakantie. Stel, je vakantie begint aanstaande zaterdag 18 juli en je gaat op 3 augustus weer aan de slag. Geef dan aan dat je vanaf 17 juli met vakantie gaat en vanaf 4 augustus weer voor je klanten klaarstaat. Dit geeft je de mogelijkheid om op 18 juli alle zaken af te werken, je hoofd leeg te maken en rustig aan je vakantie te beginnen. Op 3 augustus kun je alles wat in je vakantie is binnengekomen (e-mail, post, bestellingen/opdrachten) vrijwel ongestoord doornemen en eventueel een to-do lijst maken voor de rest van de week. De volgende dag ga je niet alleen uitgerust maar ook nog eens goed voorbereid aan de slag.

Stel je afwezigheidassistent in

Diverse e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid een afwezigheidbericht (of: out-of-office) in te stellen. Stuurt iemand je tijdens je vakantie een e-mail, dan ontvangt diegene een e-mail terug met een door jou ingesteld bericht. Hou het bericht kort en simpel, maar geef wel voldoende informatie:

• Geef een concrete datum aan in je bericht (er kan verwarring ontstaan als je aangeeft “de komende twee weken” niet bereikbaar te zijn);
• Geef duidelijk aan of je tijdens je vakantie je e-mail wel of niet leest en wanneer je eventueel op de e-mail zult terugkomen;
• Als iemand je werkzaamheden overneemt dan geef je de contactgegevens van die persoon of geef je aan dat de e-mail automatisch wordt doorgestuurd (met alsnog de naam en contactgegevens van die persoon).

Wees gewaarschuwd!

Natuurlijk zijn social media en je website een ideaal medium om aan te geven wanneer je met vakantie bent. Toch zou ik daar online liever geen aandacht aan besteden. Tenminste, als zzp’er zijnde. Hou er rekening mee dat inbrekers deze berichten ook lezen! Wanneer je als zzp’er vanuit huis werkt en je adresgegevens zijn bekend, dan kan het zomaar zijn dat er tijdens je vakantie wordt ingebroken. En mocht iemand anders per ongeluk online verklappen dat je op vakantie gaat, zorg dan dat je buren zijn gewaarschuwd zodat zij extra goed op je huis kunnen letten.

Stel e-mail regels in

Veel e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om regels in te stellen. Dit houdt in dat niet zomaar alle e-mail in je algemene postvak terechtkomt. Door regels in te stellen kun je bijvoorbeeld e-mail van klanten in een aparte map laten binnenkomen. Bij terugkomst concentreer je je eerst op die map, omdat dit vaak de meest belangrijke zaken zijn. Daarna schoon je pas je algemene postvak op, waarin dan veelal nieuwsbrieven e.d. zullen staan.

Telefoonservice of voicemail

Inschakeling van een telefoonservice hoeft tegenwoordig niet duur te zijn. Veel aanbieders bieden flexibele telefoonservice. Vaak kun je ook voor kortere periodes gebruikmaken van een dergelijke service. Natuurlijk is dat niet kosteloos, maar het heeft wel zo zijn voordelen. Je telefoon wordt altijd netjes opgenomen (geen irritatie bij relaties dat je niet te bereiken bent) en je kunt afspreken dat je belangrijke berichten via sms/app of e-mail ontvangt.

Wanneer je hier niet voor kiest, maar ook niet steeds de telefoon wilt opnemen tijdens je vakantie, vergeet dan niet je voicemail in te stellen. Net zoals bij een out-of-office hou je het kort en simpel, maar geef je voldoende informatie voor de beller. Geef dus duidelijk aan wanneer je weer te bereiken bent, of je je voicemail wel of niet afluistert tijdens je vakantie en eventueel de naam en contactgegevens van degene die je werk overneemt.

Bij terugkomst

Vergeet niet om bij terugkomst alle berichten weer aan te passen. Zet je afwezigheidassistent/out-of-office tijdig uit, pas je voicemail weer aan en verwijder je “vakantieaankondiging” in je e-mailhandtekening.
Bij het mailen aan een niet nader te noemen relatie, ontving ik in april van dit jaar namelijk nog steeds het volgende bericht terug: “Met dank voor uw e-mail. Helaas ben ik wegens de feestdagen niet bereikbaar. Vanaf maandag 7 januari 2013 sta ik graag weer voor u klaar!”.

Fijne vakantie!!

Bewaren

Bewaren